Zamanını Yönetemeyenlere Dev Hizmet: Eisenhower Matrisi

Bu zamana kadar zaman yönetimiyle ilgili sayısız teknik denediniz. En basitinden işleri listelemek ya da pomodoro tekniği kullanmak bunlardan en yaygını olabilir. Peki Eisenhower Matrisini hiç duydunuz mu? Eğer yapılacak listelerinizin sonu gelmiyorsa ama hangisinden başlamanız gerektiğini bir türlü bulamıyorsanız, bu yüzden de hiçbir şey yapmadan saatlerinizi harcıyorsanız bu yöntem tam size göre. 

Eski ABD başkanı Dwight D. Eisenhower’ın kullandığı ve ismini de kendisinden alan bu yöntemin temeli yapacağınız işleri önceliklendirmeye dayanıyor. "Önemli olan nadiren acildir, acil olan ise nadiren önemlidir." cümlesini bir düşününün. Yoğun bir programınız varsa yapacağınız tüm işler size oldukça acil ve önemli görünecektir. Fakat gerçekte durum biraz daha farklı. İşte bu matris, sizi işlerinizin aciliyeti ve önemi konusunda düşünmeye itiyor.

Bu noktada yapmanız gereken tıpkı bir koordinat sistemi çizer gibi iki ok çizmek ve "önemli" ve "acil" doğrultularını belirlemek.

Bu aşamadan sonra yapmanız gereken şey çok basit: Yapacağınız işleri önem ve aciliyet derecesine göre 4 gruba ayırmak.

1.Acil ve önemli işler: Öncelik sıranızın başında gelmesi gereken, fazla beklemeden aksiyon almanızı gerektiren işlerdir. Bu işler krititk öneme sahip olduklarından mümkün olduğunca kısa zamanda tamamlanmaları gerekir ve ertelenirlerse kötü sonuçlar doğurabilir. Ertesi güne teslim etmeniz gereken ödevinizi ya da sizin bitiremediğiniz iş yüzünden ilerlemeyen grup işlerinizi bu listeye koyabilirsiniz. 

2.Önemli olan ama acil olmayan işler: Bu işler acil olmadıklarından kısa sürede halletmeniz gerekmez. Fakat önemli olduklarından işinizin ne zaman yapılması gerektiğini iyice planlayıp uygun bir zaman dilimi ayarlamalısınız.  Yine de fazla vakit var diyerek bu işleri savsaklamamanız önemli. Yalnızca doğru zamanda halledin yeter. Önümüzdeki ayın bütçe raporlarını çıkarmak ya da yeni bir dil öğrenmek ne kadar önemli olsa da, öncesinde halletmeniz gereken daha acil işleriniz var. 

3.Acil olan ama önemli olmayan işler: Bu kategorideki işleri yetiştirmeniz gerekse de sizin için çok da önemi yok. Bu işleri devredebiliyorsanız başkasına devredin. Eğer böyle bir imkânınız yoksa kısa zaman içinde halletmeyi deneyebilirsiniz. 

4.Acil olmayan ve önemli olmayan işler: Bu işleri öncelikle yapmak yerine, bu işlerden öncelikle uzak durmaya bakmalısınız. Çünkü bu kategorideki işler genelde asıl önemli olan ya da yapmanız gereken diğer görevleri ertelemenize neden olur. Bu yüzden eğer daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri listeden çıkartmak faydalı olacaktır. Yapmanız gereken onlarca ödev varken gelen zaten temiz olan odanızı yeniden temizleme isteği buraya örnek verilebilir. 

Özgün İçerik

Bunlar da ilginizi çekebilir:

Zamanınız Boşa Gitmesin: Akış Alanı Teorisi Nedir?

Her Zaman Bir Adım İleri: Kaizen Felsefesi

Öğrenciler için Zamanı Yönetme İpuçları

Zamanı Verimsiz Kullanmanın Yolları