Covid sebebiyle online toplantılara katılıyor olsak da dikkat edilmesi gereken hususların değiştiğini söyleyemeyiz. Verimli bir toplantı istiyorsanız yapmanız gerekenlere göz atalım.
İlk olarak toplantı öncesi hazırlığı yapmalısınız. Bunu için P.A.T. yöntemini kullanabilirsiniz. Bu yöntemde “P” harfi amacı, “A” harfi gündemi, “T” harfi ise zamanı belirtir. Yönteme uygun olarak gerekli notlarınızı alıp internet bağlantınızı da kontrol ettikten sonra toplantıya hazırsınız.
Ve toplantıda dikkat etmeniz gereken birkaç madde ise şunlardır:
1.Gündemi önceden haber vermeniz sizin için daha iyi olacaktır. Toplantıya katılacak insanlara ön hazırlık için fırsat verilmesi gündemin sağlıklı bir şekilde ele alınması için önemlidir.
2. Konu dışına çıkmadan kazan-kazan ilişkisine dayalı müzakereler yapmak toplantıyı mutlak bir şekilde verimli geçirmenizi sağlayacaktır.
3. Toplantı esnasında notlar alıp toplantı sonunda netleşmeyen konular gündeme getirilirse kafanızda soru işareti kalmayacak ve toplantıdan memnuniyetle ayrılacaksınız.
4. Etkileşimi yüksek bir ortam sağlayabilmek herkesin fikrini rahatça söylemesi için uygun fırsatı verecektir.
5. Toplantıyı kayıt altına almalısınız. Böylelikle toplantının raporu kolaylıkla oluşturulup katılımcılara sunulabilir.
6. Süreyi olabildiğince kısa tutup kararları hızlıca aldıktan sonra gündem dışı konularla meşgul olmayıp dikkatler dağılmadan önce toplantıyı bitirmelisiniz.
Son olarak belirtilen sürelerin dışına çıkmadan toplantı bitirilirse güzel bir sonuç almamanız için hiçbir neden olmayacaktır.
|
Toplantı Türü |
İdeal Toplantı Süresi |
|
Periyodik toplantılar |
15 – 30 dakika |
|
Karar alma toplantıları |
Birkaç saat; verilecek karar göre bazen tüm gün |
|
Beyin Fırtınası toplantıları |
40 dakika – 1 saat |
|
Retrospektif toplantılar |
Haftada 1 gün, 30 dakika |
|
Bire bir toplantılar |
30 dakika – 1 saat |
|
Strateji toplantıları |
60 – 90 dakika |
