Verimli Bir Toplantı İçin Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Verimli Bir Toplantı İçin Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Covid sebebiyle online toplantılara katılıyor olsak da dikkat edilmesi gereken hususların değiştiğini söyleyemeyiz. Verimli bir toplantı istiyorsanız yapmanız gerekenlere göz atalım.

İlk olarak toplantı öncesi hazırlığı yapmalısınız. Bunu için P.A.T. yöntemini kullanabilirsiniz. Bu yöntemde “P” harfi amacı, “A” harfi gündemi, “T” harfi ise zamanı belirtir. Yönteme uygun olarak gerekli notlarınızı alıp internet bağlantınızı da kontrol ettikten sonra toplantıya hazırsınız.

 Ve toplantıda dikkat etmeniz gereken birkaç madde ise şunlardır:

1.Gündemi önceden haber vermeniz sizin için daha iyi olacaktır. Toplantıya katılacak insanlara ön hazırlık için fırsat verilmesi gündemin sağlıklı bir şekilde ele alınması için önemlidir.

2. Konu dışına çıkmadan  kazan-kazan ilişkisine dayalı müzakereler yapmak toplantıyı mutlak bir şekilde verimli geçirmenizi sağlayacaktır.

3. Toplantı esnasında notlar alıp toplantı sonunda netleşmeyen konular gündeme getirilirse kafanızda soru işareti kalmayacak ve toplantıdan memnuniyetle ayrılacaksınız.

4. Etkileşimi yüksek bir ortam sağlayabilmek herkesin fikrini rahatça söylemesi için uygun fırsatı verecektir.

5. Toplantıyı kayıt altına almalısınız. Böylelikle toplantının raporu kolaylıkla oluşturulup katılımcılara sunulabilir.

6. Süreyi olabildiğince kısa tutup kararları hızlıca aldıktan sonra gündem dışı konularla meşgul olmayıp dikkatler dağılmadan önce toplantıyı bitirmelisiniz.

Son olarak belirtilen sürelerin dışına çıkmadan toplantı bitirilirse güzel bir sonuç almamanız için hiçbir neden olmayacaktır.

Toplantı Türü

İdeal Toplantı Süresi

Periyodik toplantılar

15 – 30 dakika

Karar alma toplantıları

Birkaç saat; verilecek karar göre bazen tüm gün

Beyin Fırtınası toplantıları

40 dakika – 1 saat

Retrospektif toplantılar

Haftada 1 gün, 30 dakika

Bire bir toplantılar

30 dakika – 1 saat

Strateji toplantıları

60 – 90 dakika

 

 


Simay Kurtçu

Öğrenci Kariyeri yazarlarından Simay Kurtçu..

0 Yorum

Yorum Yap

😄

Bültenimize kayıt olun!

Güncel haberleri takip etmek için bültenimize kayıt olun, böylece daima güncel bilgilerle donanmanıza yardımcı olabilelim.