Etkili E-mail Kullanımı Eğitimi İçin Destekleyici Kaynaklar

Hayatın herhangi bir zamanında kendinizi e-mail yazmak durumunda bulmuş olabilirsiniz. Mesela öğretmeninize ders hakkında soru sormak için ya da ödevlerinizi atmak için. Mail atacağınız kişi her zaman tanımadık birisi olmayabilir. Belki arkadaşınıza atacağınız bir belge arkadaşınızın gününü kurtarır. Bunların hepsi günlük olaylarken toplu mail atmak gibi günlük hayatımızda kullanmadığımız, işimizle belki de projelerimizle alakalı mailleri de nasıl göndereceğimizi bilmemiz gerekli olduğundan. Öğrenci Kariyeri olarak sizleri zorlamadan hayatınızın her alanında kullanabileceğiniz mail eğitimine sayfayı kaydırarak ulaşabilirsiniz.

İlk olarak çok bilinmeyen özelliklerinden bahsedelim;

CC nedir?

      Carbon copy kelimelerinin kısaltması olan işlev, e-maili alıcıların yanı sıra, okumasını istediğiniz insanlara da göndermenizi sağlar. CC’de temel amaç eklediğiniz karşı tarafı bilgilendirmektir. Yanıt beklenen insanlar CC kısmına değil, alıcı kısmına eklenmelidir.

BCC nedir?

      Blend carbon copy kelimelerinden oluşan işlevde amaç, alıcıların birbirlerini görmemesini sağlamaktadır. Alıcı sadece gönderen kişiyi görebilmektedir. En yaygın kullanımı toplu e-posta gönderirken, alıcıların diğer e-mail adreslerini görmesini engellemektir.

Konu

      E-posta’da bahsettiğiniz konuyu ifade eden birkaç kelimelik özettir. Konu kısmına -karşı tarafın dikkatini çekmek için- dikkat, acil, önemli gibi ifadeler eklemek çok hoş karşılanmamaktadır.

İmza

      Mesajımızı yazdıktan sonra alt kısma kim olduğumuzu ifade eden bir imza eklemeliyiz. Bu kısımda isim, soyisim, adres, telefon, website vb. bilgilere yer verebilirsiniz.

Tümünü yanıtla nedir?

      Karşı taraftan gelen bir e-postaya cevap vermek istediğinizde yanıtla veya tümünü yanıtla seçeneğini kullanabilirsiniz. Ancak alıcı kısmında birden fazla kişi varsa ve cevabın herkese gitmesini istiyorsanız tümünü yanıtla seçeneğini kullanmalısınız.

 

Dikkat çeken, ayırt edici bir mail nasıl yazılır?

  • Mail atarken (varsa) kendinize, şirketinize veya okulunuza ait alan adı üzerinden göndermeniz karşı tarafın sizi daha fazla ciddiye almasını sağlar. Gmail, Outlook gibi mail uzantılı e-mail adreslerini kullanmak göz ardı edilmenize veya güvenilmemenize sebep olabilir.
  • Renkli fontlar, arka planlar vs. yaparak metni hale getirmemenizi tavsiye ederim. Büyük harfler ile yazmayın. BAĞIRMAK ANLAMINA GELİR 
  • Fazla uzun yazmayın. Derdinizi 3 cümle ile anlatmanızı tavsiye ederim. 3 kısa paragraftan fazlasını da ek kısmına eklemenizi öneririm.
  • Eğer bir sorunuz varsa, “soru sorabilir miyim?” demek yerine direkt sorun.
  • Karşı taraf ile tanışmıyorsanız sen diye değil, siz diye hitap etmenizi öneririm. Herkes olmasa da rahatsız olanlar çıkabilir 
  • Mailin sonuna, cevabınızı bekliyorum yazmayın. Cevap verilmesi gerekiyorsa karşı taraftan yanıt gelecektir. Eğer gelmiyorsa, en az 3 iş günü bekledikten sonra tekrar göndermenizi tavsiye ederim. 
  • Spam yanıtlamayın ve başkalarına da göndermeyin.
  • Eklere koyduğunuz dosyaların boyutlarına dikkat edin. Yüksek boyutlu dosyaları sıkıştırma yaparak gönderebilirsiniz. 
  • Alıntı kısmındaki eski mesajları silmenizi öneririm. Bir yerden sonra çok fazla olabiliyorlar ve kapladığı alanın artmasına sebep oluyor.
  • Kısaltmalardan kaçının (mrb, tşk, öd, np…).
  • Yazdıktan sonra dikkatlice okuyup, sakince düşünüp yollayın. Acele etmeyin.
  • E-posta, yazılı iletişim türü olduğu için duyguları ifade etmek pek mümkün değildir. Bu sebeple olabildiğince sade bir dille yanlış anlaşılmalara sebep olmayacak şekilde yazmanızı öneririm. 
  • Profesyonel bir iş yapıyorsanız, tüm mailleri okuyun ve cevaplayın. Her mail önemlidir.

            Daha fazla derinlemesine bilgi için aşağıdaki videoya ulaşabilirsiniz.

 

Mail kutumuzun kalabalığı spam hakkında her şey;

Spam Nedir?

      İngilizce bir terim olan spam, dilimizde “istenmeyen” anlamına gelmektedir. Spam terimi ilk başlarda sadece istenmeyen e-posta iletileri için kullanılsa da son beş yıldır; genel kitle tarafından hoş görülmediği halde internet üzerinde yapılan tüm davranışlar için kullanılmaktadır.

E-Posta Spamı Nedir?

      Spam e-posta en basit tabiri ile siz istemediğiniz halde size yollanan elektronik postalardır. Geneli kimlik avı ve ticari içerikli olan spam e-postalar, zaman zaman hiçbir ticari amaç gütmeden salt bir fikri yaymak ya da kamuoyu oluşturmak adına da gönderilebilir.

E-posta servisi sağlayıcı firmalar tarafından spam postalara karşı güçlü bir mücadele başlatılmış olsa da, spam mail yollayan kişiler tarafından her gün yeni metotlar geliştirilmektedir. E-posta servis sağlayıcı firmaların spam ile mücadelede çok da başarılı olmadığı aşikardır. Zira bazen gerçekten beklediğiniz bir elektronik postanın spam klasörüne düştüğünü; hiç alakanız olmayan biri tarafından gönderilen ve gerçekten spam olan postanın ise gelen kutunuza düştüğünü görürsünüz.

Spam e-posta yollamak hem ülkemizde, hem de modern internet kanunlarını uygulayan ülkelerde yasal değildir. Spam e-posta yollamanın an itibarı ile bir hapis cezası olmasa da, ağır para cezaları vardır. Ancak çoğu zaman VPN ve gerçek bilgileri yansıtmayan sunucular ile yapılan bu tür gönderimler için iz sürebilmek oldukça zordur.

Nasıl ve Neden Spam Alırım?

      Spam e-posta, yıllardır var olan büyük ama illegal ve ucuz bir reklam metodudur. İllegaldir zira e-posta adresinizin telefon numaranızdan bir farkı yoktur.  E-posta adresi bir haberleşme noktasıdır ve gerçekten sizin izin verdiğiniz kişiler tarafından ileti yollanmalıdır.

Bu illegal metot, piyasada birçok firma tarafından sıklıkla tercih edilir. Bilinen en ucuz reklam metodu olan spam mail gönderiminde; demografik yapı, ilgi alanları ve satın alma alışkanlıkları gözetilmeksizin e-posta gönderimi yapılır. Amaç olabildiğince çok kişiye gönderim yaparak hedef müşterilere ulaşabilmektir.

E-posta adresinizi bir web sayfasında, bir mail gurubunda, bir ilanda ya da herhangi bir yerde yayınlamanız durumunda; spam mail alma olasılığını arttırmış olursunuz. Bu işlemi yapan firmalar, genelde özel yazılımlarla; tüm interneti tararlar ve yayınlanan e-posta adreslerini toplarlar.

Belirtmek gerekir ki;  e-posta adresinizi hiçbir yerde yayınlamasanız bile spam mail alımına maruz kalmanız mümkündür. Zira bazı yazılımlar, internet üzerinde yayın yapan domainlerin ve e-posta servis sağlayıcıların sağladığı mail adreslerinin başına gelişi güzel isimler ekleyerek spam posta gönderimi yapmaktadır.

Spam E-Posta Aldığımızda Ne Yapmalıyız?

      Spam posta alımını engellemenin ilk yolu; postayı açmadan spam klasörüne göndermektir. Ayrıca posta gönderici adresi de engellemeniz halinde; en azından o adresten e-posta alımını durdurabilirsiniz. Gmail ve Yadex gibi bir e-posta sağlayıcı firma kullanıyorsanız, “e-posta şikayet” butonunu kullanarak şikayette bulunmanız da spam ile mücadele anlamında faydalı olacaktır.

Kendi alan adınıza ait e-posta adresleri kullanıyorsanız; sistem yöneticinizle konuşup, spam posta yollayan adresin engellenmesini isteyebilirsiniz.

Eğer istenmeyen posta, büyük bir firma tarafından atıldı ise (ki bu genelde spam değildir, mutlaka bu firmaya size posta yollaması için bir tarihte izin vermişsinizdir.) postanın alt kısmında “E-Posta Bülteninden Ayrıl” gibi bir seçenek bulunur. Bu butona tıklamanız, bir daha posta almamanız için yeterlidir. Fakat burada dikkat edilmesi gereken ve hayati önem taşıyan bir nokta vardır. İnternet üzerinden çeşitli yazılımları kullanarak, posta gönderen adresin istenildiği gibi gösterilmesi mümkündür. Yollayan firmanın büyük bir firma olmasına münhasıran “E-Posta Bülteninden Ayrıl” bağlantısına tıkladığınızda, açılan sayfada kişisel bilgileriniz (cep telefonu numarası, doğum tarihi, T.C. Kimlik numarası gibi) isteniyor ise; tahminen bir dolandırıcılık vakası ile karşı karşıyasınız demektir. Zira iyi niyetli hiçbir firma, e-posta bülteninden ayrılmak için sizden bu bilgileri istemez.

Mailleriniz Spama Neden Düşer?

      Bugüne kadar hiçbir spam girişiminde bulunmamış olmanıza rağmen, yolladığınız e-postalar karşı tarafın spam klasörüne düşebilir. Bazen yolladığınız hayati nitelikteki bir e-posta, spam klasörüne düştüğü için maddi – manevi zarara uğrayabilirsiniz. Karşı taraftaki e-posta hesabının sizi “Bu İleti Spam Değil” şeklinde işaretlemesi genel olarak bu sorunu ortadan kaldırır.

İletilerinizin e-posta servisleri tarafından spam olarak algılanmaması için alabileceğiniz bazı önlemler vardır. Bu önlemleri aşağıda başlıklar halinde açıklıyoruz.

  • E-Posta Spam Filtreleri Tarafından Engellenecek Kelimeleri E-Posta Konu Kısmında Kullanmayın

E-posta spam filtreleri belli bir algoritmaya göre çalışır. Bu algoritmada, o tarihe kadar spam olarak işaretlenen e-postaların başlıklarında kullanılan kelimeler analiz edilir. Bu kelimelerin kullanıldığı e-postalar kullanıcılar tarafından genel de spam olarak işaretlenmiş ise, sizin e-postanızın da spam olarak değerlendirilmesi mümkündür.

“Fırsat”, “çekilişsiz kurasız”, “bedava”, “indirim” kelimelerini içeren başlıklar, kuvvetle muhtemel otomatik şekilde spam klasörüne düşer.

  • E-Postalarınıza Dosya Eklemeyin

E-posta içeriğine dosya eklemek de, postanızın spam klasörüne düşmesine neden olabilir. Ayrıca yolladığınız dosyanın boyutları nedeni ile hedef kişi e-postanızı alamayabilir. Bu sebeple, Google Drive gibi tanınmış bulut depolama alanlarına eklediğiniz dosyaların linklerini kullanmak, spama düşme olasılığını düşürür.

  • İmza Kısmına Adres ve Telefon Ekleyin

Özellikle şirket postalarındaki imza kısmına adres ve telefon eklemek, spam filtreleri tarafından engellenmemenin bir yoludur. Kişisel postalarda dahi bu işlemi yapmak gereklidir.

  • Hatalı E-Posta Adreslerini Adres Defterinden Çıkarın

Özellikle bir e-posta gurubuna posta yollarken bu sorunla karşılaşılır. Bir dönem aktif olarak kullanılan bir e-posta adresi, herhangi bir sebeple artık kullanılmıyor olabilir. Kullanılmayan bir adrese ısrarla e-posta yolluyor olmanız, spam filtreleri tarafından engellenmenize neden olacaktır.

  • İmla Kurallarına Özen Gösterin

Özellikle İngilizce yazılan postalarda imla kurallarını katletmek, gönderinizin spam olarak algılanmasına sebep olur. Bu sebeple imla kurallarına azami ölçüde dikkat ederek posta göndermelisiniz.

  • E-Posta İçeriğini Kişiye Özel Yapın

Kişiye özel gönderdiğiniz e-postalarda mutlaka kişinin adı ile hitap ederek başlayın. Spam filtreleri, hitap ile başlayan postaları genelde engellemezler. Fakat bu hitap “Dear Sir/Madam” ya da “İlgili Kişiye” şeklinde olmamalıdır.

  • CC ve BCC Kullanın

Yolladığınız bir postadan başka bir e-posta adresinin de haberdar olması gerekiyor ise “CC” ve “BCC” alanlarını kullanın. Toplu gönderim yapılan postalar “reklam içerikli posta” olarak nitelendirileceğinden dolayı, e-posta spam filtreleri tarafından ilk sırada engellenir.

  • E-Posta İçeriğindeki Linklere Dikkat Edin

E-posta servis sağlayıcı firmalar tarafından herhangi bir sebeple güvensiz olduğu düşünülen sitelere ve yeni açılmış web sitelerine link vermeyin. Ayrıca link verirken kullanıcıları yanıltmayın. Mesela, e-postanızın içieriğindeki “niobeweb.net/blog” linkine tıklayan kullanıcıyı başka bir bağlantıya yönlendirmeyin.

  • Fotoğraflara Alt Yazı Ekleyin

Oluşturduğunuz e-postanın içeriğine fotoğraf ekliyorsanız, o fotoğrafa ilişkin kısa bir alt yazı ekleyin. Alt yazılar bir cümleyi geçmemeli ve fotoğraf ile ilgili olmalıdır.

  • “E-Posta Almak İstemiyorsanız Tıklayın” Botunu Ekleyin

Eğer bir postanın altında “E-Posta Aboneliğinden Ayrıl” gibi bir link varsa, spam filtreleri bu postayı spam olarak değerlendirmeyebilir. Zira algoritmanın değerlendirilmesi “kullanıcı e-posta almak istemez ise bunu kendisi yapabilir” şeklinde olacaktır. Bu sebeple, bu seçeneği postaya eklemek, spama düşmemek için elzemdir.

  • E-Postanızı Okumayacak Kişilere Göndermeyin

Bazı e-posta spam filtreleri, yolladığınız postaların okunma oranını da analiz eder. Örneğin; sürekli posta yolladığınız bir kullanıcı, yolladığınız postaları okumuyor ise, spam olarak işaretlemese dahi, filtreler tarafından postalarınız spam olarak değerlendirilebilir.

Spamla ilgili aklınızda daha fazla soru kalmaması için buraya bir video bırakıyoruz.

Email Marketing Hakkındaki Her şey;

Nedir?

      Gün içerisinde farklı markalardan çeşitli indirim, bilgilendirme ve tanıtım vb. içerikli mailler alıyoruz. Kimisi gelen kutusunda bizi yakalarken kimisi ise spam kutusunda sıkışıp güncelliğini yitiriyor. Markaların belirli bir hedef kitleye ulaşmak üzere yaptığı tanıtım, bilgilendirme, kutlama mesajlarında elektronik posta yöntemini kullanmasına E-Mail Marketing denir.

E-Mail Marketing, çağın iletişim teknolojilerine uygun olarak reklam ve tanıtım yapmayı sağlayan, ROI (yatırımsal geri dönüş) ve hedef kitleyle etkileşimi en yüksek olan dijital pazarlama yöntemlerinden biridir. Bütün gün mailleri tek tek yazarak uğraşmak yerine, sağlam bir yol haritası üzerinden uygun maliyetle maksimum getiriyi elde edebilirsiniz. Tüm dünyada en çok kullanılan ve en etkili pazarlama türü. Ancak hâlâ bu etkili aracı kullanmayan birçok şirket var. Yeni girişimlerin kesinlikle kullanması gereken bir yol olarak karşımıza çıkıyor.

Nasıl Yapılır?

      E-Mail Marketing’in en büyük sorunlardan biri, kullanıcıya e-postaya açtırarak içeriğin okunmasını sağlamak. Markaların gönderdikleri e-postaları, daha fazla kullanıcıya ulaştırabilmeleri için çeşitli yöntemler kullanarak e-posta açılma oranlarını (Open Rate) yükseltmesi gerekiyor. Peki, etkili E-Mail Marketing nasıl yapılır?

  • Doğru Mesaj: Mailin konu alanından, giriş cümlesine; içeriğindeki mesajın üslubundan, mesajda kullanılan görsellere kadar her şey kusursuz planlanmalıdır. Aynı zamanda günümüzde gifler, videolar ve butonların eklendiği mailler, dönüşüm oranlarını yükselten etkenlerdir.
  • Marka İsmiyle Gönderim: E-posta gönderirken, gönderen kişi kısmında marka isminin yazması, marka bilinirliğinden dolayı kullanıcıya sizi hatırlatır; ancak kişi adıyla e-posta yolladığınızda kullanıcılar o kişileri tanımadıkları takdirde e-postayı spam olarak düşünebilir. Gönderen kişi kısmında markanızın ismini kullanmayı unutmayın.
  • Etkili Başlık: Kullanıcılar ilk olarak e-postanın başlığını görecekleri için güçlü ve ilgi çekici bir başlık seçilmelidir. Seçtiğiniz kelimeler, kullanıcının gelen kutusundaki yoğunlukta kendini fark ettirerek, öne çıkabilmeli. Bunun yanı sıra e-posta başlığında rakamlara yer verilmesi, göz tarafından daha kolay seçilecektir.
  • Kişiselleştirin: Tüketicilerin çoğu, kişisel bilgilerini markalarla paylaşıyor. Her ne kadar bu bilgilerin güvenilirliği tartışılsa da, İngiltere’deki kullanıcılar %28’i daha iyi hedeflenmiş teklifler alabilmek için gerçek isimlerini markalarla paylaştıklarını belirtiyor. Kişisel içeriklerin önem kazandığı bu zamanda kullanıcıların sosyal mecralardaki üyelikleri, yaptıkları aramalar, sepete attığı ve satın aldığı ürünler değerlendirilerek daha kişisel e-posta bültenleri hazırlanabilir.
  • Mobile Uyumluluk: Araştırmalara göre, e-postaların mobil cihazlar üzerinden okunma oranı, gün geçtikçe artıyor. Mobilde açılmayan e-postalar da kullanıcılar tarafından silindiği için e-postalar, mobile uygun şablonda hazırlanmalı.
  • Satış Odaklı Olmayın: E-postalarında sürekli “satın al”, “kampanya” ve “indirim” gibi sloganları gören kullanıcılar, bir süre sonra sıkılmaya ve maillerinizi fark etmemeye başlayacak. Bu yüzden, değer katabilecek how-to rehberleri, ürünler hakkında bilgiler, ürünlerin kullanım alanları gibi çeşitli bilgilendirici paylaşımlar içeriğinize dahil etmelisiniz.

Çeşitlilik ve öneri isterseniz en basit haliyle e-posta kutunuza girip, beğendiğiniz ve gerçekten okuduğunuz e-bültenleri incelemeyerek kendi iş modelinize uyarlayabilirsiniz. Eğer buradaki örnekler size yetersiz geldiyse, bu işi yapan şirketleri araştırarak e-posta listelerine abone olup, bu bültenleri inceleyebilirsiniz.

Nasıl Kullanmaya Başlarım?

Bu kısmı yazılarla anlatmak pek mümkün olmadığına karar verdik. Sizler için ücretsiz Udemy eğitimi ve İngilizce eğitim videosu bulduk derledik. Umarız ki bu alanda gelişmenize yardımcı olur.

ÜCRETSİZ UDEMY EĞİTİMİ

İNGİLİZCE YOUTUBE EĞİTİMİ

 

 

      


Sude Genç

Bilgisayar mühendisliği 2. sınıf öğrencisiyim. Öğrenci kariyerinde yazarlık yapıyorum.

0 Yorum

Yorum Yap

😄

Bültenimize kayıt olun!

Güncel haberleri takip etmek için bültenimize kayıt olun, böylece daima güncel bilgilerle donanmanıza yardımcı olabilelim.