Zaman yönetimi konusundaki başarımız, iş hayatımızdaki, sosyal hayatımızdaki veya kişisel yaşamımızdaki üretkenliğimizi etkilemektedir. Üretkenliğimiz kimi zaman artar kimi zaman ise düşer. Üretkenliğimizin düşmesi motivasyonumuzun da azalmasına sebep olan kısır döngüdür. Peki, ne yapalım da üretkenliğimizi arttıralım? Gelin bu yazımızda buna cevap bulalım.
1. Bir İşe Odaklanın
Eş zamanlı olarak birden fazla işle ilgilenip onların üstesinden gelmek gurur duymanızı sağlayabilir. Fakat yapılan araştırmalara göre aynı anda birden fazla iş ile ilgilenen kişilerin üretkenliğinin, tek bir işle ilgilenen kişilere göre daha düşük olduğu saptanmış. Birden fazla işle ilgilenirken, hepsinde başarılı olmanız maalesef mümkün değil. Çünkü uzmanlar, artık birden fazla işle aynı anda ilgilenen kişilerin zaman ve performans kaybı yaşadığından eminler. Çok fonksiyonlu olacağım derken, başarılı olabileceğiniz işten olmayın.
2. Hayır Demeyi Öğrenin
Herkese ve her şeye yetişemeyeceğinizi, her olayı sizin çözmeniz gerekmediğini kabullenin. Eğer kabullenmeyip hepsiyle uğraşmaya devam ederseniz, yapmanız gerekenler boyunuzu aşabilir. Bazen kendi işlerinize odaklanıp diğer işlere hayır demeniz gerekir. Farklı işlere veya kişilere hayır demek sizi sorumsuz biri yapmaz, aksine size sorumlu olmayı öğretir. O zaman ilk iş olarak yapmanız gerekenleri belirleyin, ardından bu işleri yaparken engel olabilecek şeylere hayır demek.
3. Mükemmelliyetçilikten Kurtulun
İş hayatında, kişilerin en çok karşılaştığı takıntılardan biri olan mükemmeliyetçilik, üretkenliğin en büyük engellerinden biri. Patronuzun mükemmelliyetçilik takıntısına sahip olması iş hayatında sizi zorlayacaktır. Aynı şekilde sizin de bu takıntıya sahip olmanız, işlerinizi daha uzun sürede bitirmenize ve zaman yönetimi konusunda sorun yaşamanıza sebep olacaktır. Tüm bunlardan kurtulmak için tek yapmanız gereken, gerçek hayatta mükemmelin bulunmadığını fark etmek. Elinizden gelenin en iyisini yaptığınıza emin olup, diğer işlerinize odaklanabilirsiniz.
4. Gününüzü Planlayın
Gününüzü bir gün önceden belirlemek, daha verimli bir şekilde çalışmanızı sağlayacaktır. Gün içinde ne yapacağınızı biliyor olmak, hedeflediğiniz işlere yoğunlaşmanızı kolaylaştıracak ve üretkenliğiniz üzerinde olumlu etki yapacaktır. Süresini belirlemediğiniz görev ve projeler için kendinize iş belirleme tarihleri belirleyin. İşlerinizi nasıl yapacağınızı, ne kadar vakit ayıracağınızı ve ne zaman bitirebileceğinizi belirleyip bu tarihlere sadık kalarak işlerinizi zamanında bitirebilirsiniz. Yetişmeme gibi durumlar olmayacağı için stres yapmanıza gerek kalmayacak ve üretkenliğiniz artacak.
5. 2 Dakika Kuralını Uygulayın
David Allen’ın stres olmadan üretken olmak için çok basit bir önerisi var, 2 dakika kuralı. Bu kurala göre, önemli bir işi/görevi yapmak iki dakika veya daha az sürüyorsa, o işi ertelemeden hemen yapmalısınız. Aksi takdirde zihniniz, az zamanda bitebilecek olan işleri, sırf ertelediğiniz için bir yükmüş gibi sırtınızda taşıyıp gün içindeki verimliliğinizin düşmesine sebep olabilir. Ayrıca iki dakikadan daha az sürecek olan işlerinizi/görevlerinizi hemen yapmayıp ertelerseniz, ilerleyen zamanlarada iki dakikadan daha fazla zamanınızı alacaktır. O zaman hemen yapın aradan çıksın!
6. Egzersiz Yapın
Egzersiz yaparken salgılanan kimyasallardan olan endorfinler motivasyonunuzu yükseltirken, stres seviyenizi de azaltmanıza yardımcı olur. Fakat her iş ortamında bu fırsata sahip olmayabilirsiniz. Günde 15-20 dakika veya haftada belirli aralıklarla egzersiz yapmaya özen göstermeniz, iş hayatında gerekli olan üretkenliği size sağlayacaktır.
7. Mola Verin
Sürekli çalışıyor olmanın insan hayatına fiziksel olduğu kadar psikolojik etkileri de vardır. Gün içerisinde, uzun süre çalıştıktan sonra biraz mola verip dinlemek veya haftanın yorgunluğunu atmak için bir gününüzü kendinize ayırmak hiç de fena olmayacaktır. Egzersiz yapmanın vücudunuza birçok faydası olduğu gibi mola vermenin de zihninize birçok faydası vardır. Zihninizi dinlendirmek üretkenliğinizi büyük ölçüde arttıracaktır. Fakat molanızın süresini ayarlama konusunda disiplinli olmalısınız, aksi takdirde var olan üretkenliğinizi de kaybedebilirsiniz.
Özgün İçerik
