10 Maddede Profesyonel Hayatta Mail Kullanmanın Sırları

Gelişen teknoloji ve pandemi dolayısıyla hepimiz gün içerisinde belki sayısızca mail gönderiyor, alıyoruz. Fakat mail göndermenin inceliklerini ne kadar biliyoruz? Ne kadar doğru mailler gönderiyoruz? gönderdiğimiz mailler gerek iş gerekse okul hayatımızda hakkımızda az çok izlenim oluşturur bu açıdan önemli ve dikkat edilmesi gereken bir konu. Gelin madde madde mail yazmanın inceliklerini öğrenelim

1. Profesyonel bir mail adresi kullanın 

Bir kurumda çalışanlar kurumlarının kendileri için belirlediği e-mail adresini kullanırlar. Ancak serbest çalışanlar ya da iletişim için kişisel e-mail adreslerini kullananlar, özellikle profesyonel yazışmalarında kullanılan mail adresi doğru seçmelidirler. E-mail adresleri mutlaka sahibinin adını ve soyadını taşımalıdır. Benzer şekilde kurumsal e-mail adresleri de özel işler için kullanılmamalıdır.

2. Konu 

Konu kısmını kesinlikle boş bırakmamalıdır. Karşı tarafa ulaşan mail hakkındaki ilk bilgi konudur. Konu kısmı boş bırakılan mailler karşı tarafın dikkatini çekmez ya da mailin içeriğini bilmediği için karşı taraf açmak istemez. Ayrıca konu alanı doğru yazılmış mailleri ararken bulmak çok kolay olur. Konu kısmı çok uzatmadan mailin içeriğini belirtir şekilde doldurulmalıdır.  

3. Selamlama 

Maile selamla cümlesi ile başlamak gerekir. Bu hem karşı tarafa saygı gösterdiğimizi belli eder hem de nezaket göstergesidir. Maili spesifik bir kişiye atıyorsanız X Bey, Y Hanım merhaba yazıldıktan sonra virgül konulur ve boşluk bırakılarak yeni bir paragrafa geçilir. Eğer birden çok kişiye atacaksanız tek tek kişilerin ismi yazılabilir ya da ‘’Proje Birimi Çalışanların’’ gibi ifadeler kullanılır.

4. Mail akışı 

Mail giriş gelişme ve sonuçtan oluşmalıdır ve bunlar arasında satır bırakılmalıdır. Yazdığınız mailde birden çok konudan bahsediyorsanız konular arası geçiş yaparken yine boşluk bırakmalısınız. Açık ve anlaşılır cümleler kullanılmalı, kesinlikle devrik cümlelere yer verilmemeli ve anlatılmak istenilen konu çok uzatılmadan kısa yoldan anlatılmalıdır. Böylece, mailin alıcısı dikkat kaybı yaşamadan postanızı sonuna kadar okuyacak ve geri dönüşünüzü de aynı hızla alabilme ihtimaliniz artacaktır.

5. Mail düzeni 

Mailde satır başından sonra boşluk bırakılmaz. Her konudan sonra satır atlanılarak boşluk bırakılır, yeni paragrafa başlanır. Mailde kısaltmamalar mrb, görş gibi kısaltmalar kesinlikle kullanılmaz. Maillerde vurgulamak istediğiniz şeyleri büyük harfle yazmayın büyük harf kullanımı bağırma anlamı taşımaktadır. Bunun yerine bold yazı tipini kullanabilir ya da vurgulamak istediğiniz şeyleri tırnak içinde yazabilirsiniz.

6. Yazım kuralları 

Karşı tarafın belki de en çok dikkat ettiği konulardan biri yazım kurallarına uyulup uyulmadığıdır. Noktalama işaretlerine, büyük harf kullanımına, sözcüklerin tam harfleri eksiltilmeden yazılmasına özen gösterilmelidir.Özellikle Türkçe harfleri kullanamadığınız için yanlış yazdığınız sözcükler, yanlış anlamalara neden olabilir.

7. Tarih ve saat 

Mail gönderdiğiniz cihazın tarihi ve saati doğru olmalıdır. Gönderdiğiniz maillerde bu saat ve tarih yazılı olur, yanlış olması durumunda mail eskiden gönderilmiş gibi alıcının mail kutusundaki eski maillerin arasına karışabilir bu durumda da karşıdaki insana ulaşamamış olursunuz. 

8. Dosya eki 

Öncelikle göndereceğiniz dosya eki eğer çok büyük ise göndermeden önce alıcıyı uyarmalı veya onayını almalı onda sonra göndermelisiniz. Eklediğiniz doya biçiminin alıcı tarafından kullanılabilir olduğundan emin olmalısınız. Dosya eki içeren bir mail attığınızda veda cümlesinden önce ekte bir dosya olduğunu belirtmelisiniz. 

9. Veda 

Çoğu insanın yaptığı hatalardan biri de veda cümlesini mailin başına kullanmaktır. X hanım iyi çalışmalar şeklinde mail e giriş yapılmaz iyi çalışmalar ve benzeri cümle kalıpları veda cümleleridir ve mailin sonunda yer verilmelidir. Yine veda cümlesi seçimi de önemli bir faktör iyi akşamlar gibi veda cümleleri sıkça kullanılan bir veda cümlesi olsa da alıcının maili hangi saat aralığında okuyacağını bilmediğimiz için bunun yerine iyi çalışmalar, saygılarımla, vakit ayırdığınız için teşekkür ederim gibi cümleler kullanmak daha doğrudur.

10. İmza 

Veda cümlesinden sonra sadece kartvizit, imza bölümü olmalıdır başka herhangi bir şeye yer verilmez. İmzanın mümkün olduğunca sade olmalıdır. İsim, soyadı, departmanınız ve bazı durumlar da telefon numaranı imza için yeterli olacaktır.

Tebrikler! Artık doğru mail nasılır yazılır biliyorsunuz. Sizlere güzel kapılar açacak mailler göndermeniz ve almanız dileklerimle.