İngilizce Mail ve Mektup Yazmak İçin Hayat Kurtaran İpuçları

İngilizcemize ne kadar güvensek de, bütün yapımları altyazısız olarak izleyebilsek veya yurtdışında kendimizi çok rahat ifade edebilsek de,  konu İngilizceyi işimiz veya akademik hayatımız için kullanmaya geldiğinde IELTS ve TOEFL tarafından sertifikalandırılmış insanlar bile özellikle resmi mail ve mektup yazarken tereddütler yaşayabiliyor. Günlük hayatımızda kullanılan dil de bazen bu aşamada çok yeterli olmayabiliyor. Hatta ve hatta, İngilizce eğitim veren üniversitelerden birinde okuyan arkadaşım, Türk hocasına Türkçe olarak mail attığında dahi İngilizce bir mail ile cevap almıştı. Yani Türkiye’de yaşıyor olsak bile resmi dil çok önemli olabiliyor. Yazımın devamında, bu resmi dili maillerimizde ve mektuplarımızda kullanırken dikkate alabileceğiniz birkaç ipucunu derledim. İyi okumalar!

eposta

1. Dear Özge.. – Sevgili Özge.. / Dear Ms. Özışıklıoğlu.. – Sayın Bayan Özışıklıoğlu..

Mektuba veya maile başlarken, öncelikle hitap girişini kullanırız. Türkçede bu hitap Sevgili ve Sayın olarak ayrılmakla birlikte, İngilizcede böyle bir ayrım bulunmuyor. Kısacası, Sevgili de Sayın da “Dear” sözcüğüyle karşılanıyor, resmiyet derecesiyse “Dear” sözcüğünden sonra gelen hitapla belirleniyor. Burada sadece ilk ad kullanılırsa daha samimi bir kullanım, adı ve soyadı ya da yalnızca soyadı kullanılırsa daha resmi bir kullanım ortaya çıkmış oluyor.

gmail

2. Ms. Özışıklıoğlu / Mrs. Özışıklıoğlu / Dr.Özışıklıoğlu / Prof.Özışıklıoğlu ..

Bu madde özellikle Türkler için kafa karıştırıcı olabiliyor. Ms. ile Mrs.’nin arasındaki farkın, evli veya bekar olmakla belirlendiğini biliyoruz. Özellikle Amerikalılara göre Mr,Mrs,Ms gibi hitap şekilleri aynı zamanda onların sıfatlarını oluşturuyor. Ve doktoralarını bitirmiş olanlar, Mr, Mrs, Ms gibi sıfatlarını bırakıp yerine Dr. sıfatını almaya hak kazanmış oluyorlar ve hayatlarının geri kalanını Dr. hitabıyla geçiriyor. Aynı şekilde, profesörlüklerini aldıkları zaman da Türkiye’de olanın aksine (Türkiye’de Prof. Dr. Özışıklıoğlu gibi bir kullanım yaygındır) Dr. sıfatlarından vazgeçip Prof. olarak devam ediyorlar. Bu şartlar altında, eğer siz doktorasını tamamlamış veya profesörlüğünü almış birisine mailinizde Dr/Prof olarak bahsetmek yerine Ms/Mrs/Mr sıfatlarıyla hitap ederseniz, ya İngilizce bilmediğinizi ya da onu aşağılamak istediğinizi düşünecektir. Bu yüzden, hitap ettiğiniz kişinin akademik durumundan haberdar olmanız yararınıza olacaktır. Aynı şekilde, Türk Hava Yolları’nın Miles&Smiles programına üye olduğunuzda da, sizden unvanınız kısmında Bay/Bayan/Doktor hitapları arasından birisini seçmeniz istenir. Buradaki doktor, tıp doktoru manasında değil, herhangi bir alanda yapılabilecek PhD (doktora) anlamındadır.

gmail1

3. Net, Özet Niteliğinde Mail Konusu Seçimi

Bu Türkçe ya da hangi dilde yazarsanız yazın önemli bir konudur. Mailinizin konu başlığı, içeriğinde anlattığınız problemi özetler şekilde olmalıdır ki alıcı taraf kendine göre aciliyetini veya durumunu kategorize edebilsin. Özellikle yoğun mail trafiği yaşayan kimseler için bu oldukça önem teşkil eder, net açıklanan mailler her zaman önceliği kazanır. Bunun için Türkçede “Hakkında” kalıbının kullanılması gibi İngilizcede de “About” kalıbı kullanılır. Birer mail başlığı örneği; “Ağustos Ayı Raporları Hakkında” , “Information About the Monthly Reports-August”

mailing3

4. Kibar Dilbilgisi

Elbette ki resmi maillerimizde ve mektuplarımızda yıllarca öğrendiğimiz kraliyet İngilizcesi seviyesinde değerlendirilebilecek kibar gramerimizi kullanırsak oldukça yararımıza olacaktır. Bir şey rica edeceksek lütfen demeyi, “kindly” sözcüğünü de cümlelerimize zarf olarak kullanmayı alışkanlık haline getirebiliriz. Örneğin; “Could you kindly inform me about the circumstance which you stated on the previous e-mail please?” Bununla birlikte, akademik kelimeler kullanmaya da özen gösterebiliriz. Örneğin bu cümlede, “stated” fiili yerine “write” fiili de kullanabilirdim, çok büyük bir fark kesinlikle oluşmazdı, ama bu şekilde daha şık duruyor.

email_ss_1920

5. Reply All / Herkesi Yanıtla Alışkanlığı

Bu durum da yine Türkçe resmi maillerimiz için de geçerli, bu yüzden özellikle eklemek istedim. Mail akışımızda, özellikle bir işletmeyi veya bir kurumu temsil eden tarafla konuştuğumuz zaman, büyük ihtimalle cc / bb yani bilgi kısımlarında da farklı insanların mail adresleri bulunur. Bunlar,  bir profesörün asistanıyla görüşüyorsak profesörün çalışma mail adresi veya bir müşteri hizmetleri sorumlusuyla görüşüyorsak çalışanın süpervizörünün adresi olabilir. Burada amaç, verilen hizmetten veya görüşülen konudan çalışma arkadaşlarını haberdar etmektir ve eğer mail akışında biz cc / bb bilgi kısımdakilerine cevabı göndermezsek, yani herkesi yanıtla yapmazsak mail akışı karşı tarafa eksik bir şekilde gidecektir, bu da iletişim kopukluklarına yol açabilir.

email-laptop-computer-marketing-ss-1920

6. Teşekkür Bölümü

Mailimizi yazdıktan sonra sıra sonlandırmaya geliyor ki bu noktada direkt “Saygılarımızla/İyi çalışmalar” kısmına geçmeden önce birkaç küçük cümleyle karşı tarafın kalbini kazanabiliriz. Burada teşekkür şeklimiz de tabii ki durumdan duruma değişecektir, örneğin bir işbaşvurusu hakkında mail yazdıysak bu durumda karşı tarafın değerlendirmesi için teşekkür etmemiz gerekir. Bu durumda “Thank you in advance for your consideration,” uygun bir teşekkür şekli olacaktır.  Zaman gerektiren bir soru sorduğumuzda,”I appreciate your time and thank you for your patience” cümlesi hoş durabilir. Cevabını almamız gereken bir konuysa da “I look forward to hearing from you,” cümlesini kullanabiliriz.

mailss

7. “If you have any questions please do not hesitate to contact me” Kalıbı

Özellikle iş, staj , yüksek lisans başvurularında bu kalıbın kullanımı oldukça yaygındır. Mailinizi bitirmeden önce bu cümleyi kullanmanız zararınıza olmayacaktır.

BLOG_emailmarketing-ALTERACAO-1-670x419

8. Saygılarımla Kısmı

Saygılarımla kısmında, Türkçede çok alternatifimiz yokken, İngilizcede oldukça çok seçenek bulunuyor. Bunlar “Sincerely yours,” “Kind regards,” “Best regards,” “Regards,” “King regards,” olarak sıralanabilir. Aralarında resmiyet açısından çok büyük farklar bulunmuyor ama tabii ki de tahmin edebileceğiniz gibi kelimelerin süsü arttıkça, resmiyet de o kadar artıyor. Benim kişisel tercihimse “King regards,” krallara layık saygılarımla gibi bir anlamı var 🙂

1523549669_927749_1523554923_noticia_normal

 

9. Final Bitirişi

Saygılarımla kısmından sonra, mailinizi tamamlarken isminiz, adres ve iletişim bilgilerinizi yazmanız ulaşılabilir olmanız açısından önemlidir. Bu, aynı zamanda resmi olmayan bir imza niteliği taşır. Final bitirişinde, daha önce bahsettiğim doktora yapmış kişiler genelde, “Özge Özışıklıoğlu, PhD” olarak imza atar. Alt satıra titrinizi, telefon numaranızı, diğer mail adreslerinizi ve iş/ev adresinizi ekleyebilirsiniz.

blog-business-email-writing-examples

 

Özgün İçerik: Özge Özışıklıoğlu

Özge Özışıklıoğlu

Sanatsever, okumayı ve yazmayı çok sever! Yazılarımla ilgili soru sormaktan, düşüncelerinizi paylaşmaktan lütfen çekinmeyin. İletişim: ozgeozisiklioglu@gmail.com İstanbul Teknik Üniversitesi, Endüstri Mühendisliği.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir